Transparenzregister -Update
Das Transparenzregister wurde mit Wirkung zum 01.10.2017 aufgrund der 4. EU-Geldwäscherichtlinie in Deutschland eingerichtet. Die Anwendungsbestimmungen haben sich seitdem kontinuierlich verschärft. Nach fast vier Jahren tritt zum 01.08.2021 eine erneute Verschärfung der einzuhaltenden Vorschriften ein. Das FinTraG (Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz) wurde am 10.06.2021 vom Bundestag beschlossen und soll das Transparenzregister zu einem sog. Volldatenregister aufwerten. Kernstück der abermaligen Verschärfung ist die Aufhebung der Mitteilungsfiktion gem. § 20 Abs. 2 GwG. Diese kam der überwiegenden Mehrzahl der circa 2,3 Mio. Unternehmen in Deutschland zugute, die zukünftig alle eine Mitteilung zum Transparenzregister abgeben müssen. Um die von dem Bundesverwaltungsamt prognostizierte Steigerung der Bußgeldverfahren im eigenen Unternehmen zu vermeiden, sind diese zum Handeln gezwungen.
I. Das Transparenzregister – Ein Überblick
1) Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
Mit Einführung des Transparenzregisters verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, die natürlichen Personen transparent zu machen, die hinter Personenvereinigungen stehen und diese zu kontrollieren. Als „wirtschaftlich Berechtigte“ nach § 3 Abs. 2 S. 1 GwG sind alle natürlichen Personen zu erfassen, die bei einer Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar
a) mehr als 25 % der Kapitalanteile halten,
b) mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren, oder
c) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
Die gesetzlichen Vertreter von juristischen Personen des Privatrechts (z.B. AG, GmbH, UG), eingetragenen Personengesellschaften (oHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft) sowie nicht rechtsfähigen Stiftungen, Trusts und ähnlichen Strukturen sind verpflichtet, diese wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitzuteilen. Hierbei werden der Name, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und die Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten (vgl. § 19 GwG) im Transparenzregister veröffentlicht. Existiert kein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter, da die genannten Voraussetzungen von keiner natürlichen Person erfüllt werden, ist der gesetzliche Vertreter (insb. Geschäftsführer und Vorstände) als sog. „fiktiv wirtschaftlich Berechtigter“ gemäß § 3 Abs. 2 S. 5 GwG anzugeben.
Seit 01.01.2020 ist das Transparenzregister zudem für Jedermann öffentlich zugänglich. Die Betroffenen müssen daher damit rechnen, dass auch Konkurrenten, Vertragspartner oder einfach Neugierige die dort gespeicherten Angaben einsehen können.
2) Mitteilungsfiktion gemäß § 20 Abs. 2 GwG
Zur Vereinfachung des Verfahrens und zur Entlastung der Wirtschaft galt bislang die Mitteilungspflicht als erfüllt, wenn sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aus einem öffentlichen Register i.S.d. § 20 Abs. 2 GwG (z.B. Handelsregister, Partnerschaftsregister, Vereinsregister etc.) ergeben (sog. „Mitteilungsfiktion“). Über das Transparenzregister in Zusammenschau mit den sonstigen öffentlichen Registern können sämtliche hinterlegte Informationen zum Gesellschafterkreis und zu den gesetzlichen Vertretern abgerufen, ausgewertet und hieraus dann die notwendigen Schlüsse zur Person des wirtschaftlich Berechtigten gezogen werden. Die Intention des Gesetzgebers war es durch die Mitteilungsfiktion nur solche Unternehmen zum aktiven Handeln zu verpflichten, die neben den in dem Handelsregister und sonstigen Registern öffentlich zugänglichen Informationen weitere kontrollvermittelnde Abreden getroffen haben: z.B. Treuhandabreden, Stimmbindungsvereinbarungen, ggf. stille Beteiligungen etc. Das Transparenzregister sollte als sog. Auffangregister nur solche Informationen enthalten, die nicht schon bereits aus dem Handelsregister abrufbar waren. Schätzungen zufolge betraf diese aktive Mitteilungspflicht lediglich 400.000 Unternehmen in Deutschland (circa 17%) – die übrigen Unternehmen sollten von der Mitteilungsfiktion profitieren und hierdurch entlastet werden.
II. Aufhebung der Mitteilungsfiktion
Durch die nunmehr beschlossene Aufhebung der Mitteilungsfiktion nach § 20 Abs. 2 GwG wird ein Paradigmenwechsel vollzogen. Das Transparenzregister wird von einem Auffangregister zu einem Volldatenregister aufgewertet. Wie gezeigt, war die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten bislang durch eine Gesamtschau der Angaben im Transparenzregister und der übrigen Register (insb. Handelsregister) möglich. Der praktische Nutzen war dadurch deutlich beeinträchtigt, da eine Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten nur durch eine eigene rechtliche Würdigung aller Eintragungen möglich war.
Die Aufhebung der Mitteilungsfiktion hat zur Folge, dass alle Unternehmen die relevanten Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen müssen – auch wenn alle erforderlichen Informationen bereits im Handelsregister oder den übrigen öffentlichen Registern zugänglich sind. Die praktische wie die digitale Nutzbarkeit soll durch die Umstellung auf ein Volldatenregister erhöht werden, indem das Transparenzregister „einen quantitativ umfassenden und qualitativ hochwertigen Datenbestand zu den wirtschaftlich Berechtigen aller transparenzpflichtigen Einheiten enthalten“ wird.
Der mit der Aufhebung der Mitteilungsfiktion gesteigerte administrative Aufwand ist hierbei nicht auf eine einmalige Mitteilung beschränkt. Zukünftig ist bei jeder Anteilsübertragung oder einem Geschäftsführer- oder Vorstandswechsel zu prüfen, ob die Informationen im Transparenzregister aktualisiert werden müssen. Der vom Gesetzgeber geschätzte zeitliche Aufwand von 15 Minuten für die erste Eintragung und 5 Minuten für Folgeänderungen (BT-Drs. 19/28164 S. 34 und Seite 72) dürfte selbst für Personen, die im Umgang mit dem Transparenzregister geschult sind, nur bei trivialen Fällen realistisch sein.
Eine Erleichterung hat der Gesetzgeber in § 20a GwG nur für eingetragene Vereine vorgesehen. Hiernach werden die Angaben zu den Vorstandsmitgliedern eines eingetragenen Vereins automatisch aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister überführt. In aller Regel existiert in einem Verein keine Person, welche die Kriterien des § 3 Abs. 2 S. 1 GWG erfüllt, sodass ohnehin der Vorstand als fiktiv wirtschaftlich Berechtigter dem Transparenzregister zu melden wäre.
III. Volldatenregister zwecks europäischer Vernetzung
Ziel dieser auf den ersten Blick harmlos wirkenden Maßnahme ist die Verbesserung der praktischen und digitalen Nutzbarkeit des Transparenzregisters sowie die Herstellung der technischen Voraussetzungen für die Vernetzung der europäischen Register aller EU-Mitgliedstaaten. Die in den sonstigen öffentlichen Registern vorhandenen Daten liegen derzeit nicht in automatisierter Form vor, sodass eine automatische Übertragung in das Transparenzregister technisch nicht möglich ist. Dies würde zu erheblichen Schwierigkeiten bei der Einrichtung einer europaweiten Plattform führen, über die sämtliche in den nationalen Registern enthaltenen Informationen abrufbar sein sollen. Erforderlich ist ein einheitliches Datenformat, welches in dem bislang als Auffangregister strukturierten Transparenzregister jedoch nicht vorliegt.
Statt seitens der registerführenden Stelle die technischen Voraussetzungen zu schaffen, setzt der Gesetzgeber zu Lasten der betroffenen Unternehmen darauf, dass durch die verpflichtenden Mitteilungen an das Transparenzregister die erforderlichen strukturierten Datensätze zusammenkommen. Kritisch anzumerken bleibt jedoch, dass die europäische Vernetzung bereits im Jahr 2017 angelegt war und der Gesetzgeber untätig geblieben ist, die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Dies wird nunmehr in die Hand der Unternehmen gelegt, die ursprünglich vor dem Aufwand einer erheblichen Anzahl redundanter Mitteilungen geschützt werden sollten.
VI. Übergangsfristen
Für die Nachmeldung wirtschaftlich Berechtigter infolge der Aufhebung der Mitteilungsfiktion sieht § 59 Abs. 8 GwG großzügige Übergangszeiträume vor, die je nach Rechtsform variieren:
AG, SE und KGaA bis zum 31.03.2022
GmbH, Genossenschaft, SCE und Partnerschaft bis zum 30.06.2022
alle übrigen Rechtsformen bis zum 31.12.2022
Mit Ablauf der Übergangsfristen erwartet der Gesetzgeber eine Zunahme von Verstößen gegen die Mitteilungspflichten, die grundsätzlich mit einem Bußgeld bis zu EUR 100.000,00, in schwerwiegenden Fällen bis zu EUR 1 Mio. geahndet werden.
V. Sonstige Änderungen
1) Verlass auf die Eintragungen im Transparenzregister, § 12 Abs. 3 S. 3 GwG
Durch die Aufwertung zu einem Volldatenregister sieht der Gesetzgeber für die Zwecke der geldwäscherechtlichen Identifizierungspflicht eine Erleichterung vor. So wird eine Regelvermutung in § 12 Abs. 3 S. 3 GwG eingeführt, wonach die geldwäscherechtlich Verpflichteten bei Begründung einer Geschäftsbeziehung durch Einsicht in das Transparenzregister grundsätzlich ihre Identifizierungspflicht erfüllen. Darüberhinausgehende Maßnahmen sind nur bei Zweifeln und erhöhtem Risiko erforderlich. Nach bislang geltender Rechtslage genügte eine bloße Einsichtnahme in das Transparenzregister nicht, um die geldwäscherechtlichen Pflichten zu erfüllen. Es mussten in jedem Fall weitergehende eigene Nachforschungen vorgenommen werden.
2) Ergänzung der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
Genügte bislang die Angabe einer Staatsangehörigkeit, sind in Zukunft sämtliche Staatsangehörigkeiten eines wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitzuteilen. Sofern im Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes wirtschaftlich Berechtigte mit nur einer ihrer Staatsangehörigkeiten angeben sind, ist eine Nachmeldung jedoch nicht erforderlich. Erst wenn anlässlich einer sonstigen Veränderung eine Aktualisierung vorzunehmen ist, muss eine Nachmeldung der weiteren Staatsangehörigkeit erfolgen.
3) Eintragungspflicht bei Share Deals ausländischer Gesellschaften
Ausländische Unternehmen, die in Deutschland unmittelbar ein Grundstück erwerben möchten, müssen bislang schon im Transparenzregister eingetragen sein, da ansonsten ein Beurkundungsverbot gemäß § 10 Abs. 9 S. 4 GwG besteht (vgl. § 20 Abs. 1 S. 2 GwG). Diese Pflicht zur Eintragung in das Transparenzregister wird nun auf sog. Share-Deals erweitert, wenn eine ausländische Gesellschaft mindestens 90% der Anteile an einer grundbesitzhaltenden Gesellschaft in Deutschland erwerben möchte.
VI. Zusammenfassung
Konnten sich bislang die große Mehrzahl der Unternehmen in Deutschland auf die Mitteilungsfiktion berufen, besteht nun akuter Handlungsbedarf. Selbst wenn ein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter nicht existiert, da kein Gesellschafter eine größere Beteiligung als 25 % an dem Unternehmen innehat oder sonstige Kontrolle ausübt, ist der gesetzliche Vertreter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte zukünftig in das Transparenzregister einzutragen. Um Bußgelder durch das Bundesverwaltungsamt zu vermeiden, sollte rechtzeitig eine Mitteilung erfolgen. Aber auch bei zukünftigen Veränderungen in der Gesellschafterstruktur oder der Geschäftsleitung ist stets zu prüfen, ob eine Aktualisierung im Transparenzregister erforderlich ist. Von dem ursprünglichen Ziel der Bürokratievermeidung ist der Gesetzgeber gänzlich abgerückt – durch eine doppelte Registerführung entsteht für die Unternehmen nicht nur ein erheblicher administrativer Aufwand, sondern auch die latente Gefahr von widersprüchlichen Eintragungen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erfüllung ihrer Pflichten zur Mitteilung an das Transparenzregister. Den entstehenden Aufwand berechnen wir zu transparenten Pauschalen – sprechen Sie uns gerne an.
