I. Vorbemerkung
Die Digitalisierung des globalen Rechts- und Geschäftsverkehrs schreitet auch im Gesellschaftsrecht weiter voran. Nach Umsetzung der EU-Digitalisierungsrichtlinie (EU 2019/1151) können Gesellschaften mit beschränkter Haftung nun erstmals in einem reinen Online-Verfahren gegründet werden. Auch für Gesellschafterversammlungen und Handelsregisteranmeldungen sind Erleichterungen vorgesehen. Den Beteiligten erspart dies in zahlreichen Sachverhalten den persönlichen Gang zum Notar. Der folgende Beitrag fasst die Neuerungen zusammen und gibt einen Ausblick auf die weitere Entwicklung.
II. Hintergrund
In gesellschaftsrechtlichen Sachverhalten wie der Gründung einer Gesellschaft nimmt der Notar eine wichtige Rolle ein. Sein Aufgabenbereich umfasst insbesondere die Aufklärung des Sachverhalts, die Belehrung der Beteiligten über die rechtliche Tragweite des Geschäfts und die Umsetzung des Parteiwillens in klare und eindeutige Vereinbarungen. Daneben bedürfen bestimmte Arten von Erklärungen der notariellen Beglaubigung, damit der Rechtsverkehr darauf vertrauen kann, dass die Erklärung von einer bestimmten Person stammt. Dies betrifft etwa die Anmeldung eines neuen Geschäftsführers zum Handelsregister oder die Änderung der Geschäftsadresse der Gesellschaft. Beurkundungen und Beglaubigungen setzten dabei bislang die persönliche Anwesenheit der Beteiligten oder deren Stellvertreter voraus, da der Notar neben der fachlichen Beratung auch damit betraut ist, die Identität der Beteiligten zweifelsfrei festzustellen.
III. Einführung des notariellen Online-Verfahrens
Seit Inkrafttreten des „Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ zum 1. August 2022 steht den Beteiligten nun für bestimmte beurkundungs- und beglaubigungspflichtige Vorgänge erstmals auch ein notarielles Online-Verfahren zur Verfügung.
Wesentlicher Anwendungsbereich des Online-Verfahrens ist die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Wer sich zur Gründung einer GmbH entscheidet, kann dies fortan bequem vom heimischen Schreibtisch oder von unterwegs per Smartphone erledigen. Daneben ist das Online-Verfahren bereits seit August 2022 auch für weitere Vorgänge nutzbar: Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister können ebenfalls digital erfolgen. Nachdem diese Möglichkeit ursprünglich Kapitalgesellschaften und Einzelkaufleuten vorbehalten bleiben sollte, erweiterte der Gesetzgeber noch im Gesetzgebungsverfahren den Anwendungsbereich und öffnete diesen auch für Personengesellschaften, Genossenschaften und Vereine.
Der Anwendungsbereich des Online-Verfahrens wurde jüngst erneut erweitert. Während die Online-Gründung der GmbH zunächst nur möglich war, wenn die Stammeinlage vollständig in Bar eingezahlt wurde (Bargründung), steht das Online-Verfahren seit August 2023 auch für Sachgründungen zur Verfügung. Für Gesellschafterversammlungen gibt es ebenfalls digitale Erleichterungen. Zwar konnten diese bereits vor Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie virtuell abgehalten werden. Nicht möglich war jedoch die Fassung beurkundungspflichtiger Beschlüsse in einer solchen virtuellen Versammlung. Seit August 2023 kann das digitale Verfahren auch hierfür genutzt werden. Damit können nicht nur Änderungen des Gesellschaftsvertrags, sondern auch Kapitalmaßnahmen (Kapitalerhöhung und Kapitalherabsetzung) vollständig digital erfolgen. Gerade bei räumlicher Distanz der Gesellschafter führt dies zu einer erheblichen Vereinfachung des Beschlussverfahrens.
In den vorgenannten Konstellationen tritt das digitale Verfahren als vollwertige Alternative zur Beurkundung oder Beglaubigung vor Ort. Die Urkunde wird dann rein elektronisch errichtet und nicht wie bislang üblich in Papierform.
Für andere Vorgänge bleiben die Beteiligten dagegen auch künftig auf den persönlichen Gang zum Notar verwiesen. Sollen etwa Grundstücke oder Anteile an einer anderen Gesellschaft in die GmbH eingebracht werden, ist dies weiterhin nur im Rahmen einer Beurkundung vor Ort möglich. Hintergrund dieser Einschränkung ist die in aller Regel gesteigerte Komplexität solcher Vorgänge, die nicht nur eine erhöhte Beratung, sondern auch eine detaillierte vertragliche Umsetzung erforderlich werden lässt. Nach Einschätzung des Gesetzgebers kann dies im erforderlichen Maße weiterhin nur bei persönlicher Anwesenheit der Beteiligten erfolgen.
IV. Technische Umsetzung
Das Online-Verfahren ist ausschließlich über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem nutzbar. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der hohe Sicherheitsstandard, den die Einbindung des Notars in gesellschaftsrechtliche Vorgänge mit sich bringt, auch im digitalen Verfahren gewährleistet bleibt.
Für die Beteiligten erfolgt der Zugriff entweder über einen Internetbrowser oder über die kostenlose Notar-App. In beiden Fällen werden die Nutzer Schritt für Schritt durch das Verfahren geleitet, sodass das Online-Verfahren ohne besondere technische oder inhaltliche Vorkenntnisse genutzt werden kann. Die Teilnahme am Online-Verfahren setzt zunächst die elektronische Identifizierung durch einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) voraus. Die Identifizierung kann beispielsweise über einen deutschen Personalausweis mit freigeschalteter eID-Funktion erfolgen. Neben der Ausweisung mittels eID ist zusätzlich ein elektronisch gespeichertes Lichtbild mit einem Ausweisdokument an den Notar zu übermitteln. Hierfür genügt es, den Personalausweis über das Smartphone auslesen zu lassen. Dies ist jedoch lediglich mit Personalausweisen jüngeren Datums (Ausstellungsdatum ab August 2021) möglich, da erst seit dieser Zeit auch ein Lichtbild digital auf dem Ausweis hinterlegt ist.
In der Regel werden bereits vor Durchführung des Videotermins auch bestimmte Daten betreffend den zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Vorgang abgefragt, die dem Notar die Vorbereitung der Urkunde erleichtern und der Beschleunigung des Verfahrens dienen.
Im Beurkundungstermin selbst schalten sich sodann sowohl der Notar als auch die Beteiligten mittels Kamera in Echtzeit hinzu, womit der Beurkundungstermin seinen gewöhnlichen Lauf nimmt. Die zu verlesende Urkunde wird hierbei in einem gesonderten Fenster angezeigt, sodass der Lesevorgang von allen Beteiligten mitverfolgt werden kann. Anschließend können Fragen gestellt und mit dem beurkundenden Notar erörtert werden.
Schließlich erfolgt die Unterzeichnung der Urkunde mittels qualifizierter elektronischer Signatur. Hierfür erhalten die Beteiligten eine TAN auf das Mobiltelefon, die dann am Computer einzugeben ist. Damit die elektronische Signatur rechtzeitig erstellt werden kann, muss die Registrierung für das Online-Verfahren mindestens 24 Stunden vor dem Beurkundungstermin erfolgen. Nach Unterzeichnung der Urkunde übermittelt der Notar diese unmittelbar in elektronischer Form an das Handelsregister. Über die Eintragung werden die Beteiligten bei Nutzung der Notar-App per Push-Mitteilung informiert.
Für die Nutzung des Online-Verfahrens fällt zusätzlich zu den gesetzlich festgelegten Gebühren eine Pauschale von 25 Euro pro Beurkundungsverfahren und 8 Euro pro Beglaubigungsverfahren (jeweils zzgl. USt.) an.
V. Ausblick
Die Entwicklungen im Gesetzgebungsverfahren und die ersten Erfahrungen mit dem notariellen Online-Verfahren lassen vermuten, dass die Digitalisierung im Gesellschaftsrecht ihren Höhepunkt noch lange nicht erreicht hat. Für das Jahr 2024 ist eine erste Evaluierung der Neuregelungen vorgesehen. Dabei wird sich zeigen, ob sich die gegenwärtigen Einschränkungen des Anwendungsbereichs auch künftig rechtfertigen lassen, oder ob nicht in wenigen Jahren das Online-Verfahren in sämtlichen Bereichen des Gesellschaftsrechts eine vollwertige Alternative zum traditionellen Beurkundungstermin bietet.
Bereits heute beraten wir Sie gerne bei der digitalen Gründung Ihrer GmbH. Auch für alle weiteren Fragen im Zusammenhang mit dem notariellen Online-Verfahren stehen wir Ihnen jederzeit mit unserer Erfahrung und Expertise zur Verfügung.
